archivage en entreprise (2)

Administrations publiques : Pourquoi le conseil en archivage ?

Dans le domaine de l’administration publique, les archives sont des documents importants à conserver absolument. Avec l’évolution des techniques d’archivage, la numérisation des documents, mais aussi les offres proposées par les entreprises spécialisées, l’archivage est plus facile que jamais. En effet, parmi les alternatives qui permettent d’alléger tout ce qui concerne les archives, on a aujourd’hui le Conseil en archivage. Pour vous aider à mieux appréhender le concept, voyons à travers cet article l’intérêt du conseil en archivage pour les administrations publiques.

Les archives en administrations publiques

Les archives ne se limitent pas à de vieilles paperasses. Au sein d’une administration publique, les archives sont non seulement à collecter, à conserver, mais aussi à valoriser. Dès sa création, un document est considéré comme une archive, peu importe sa forme ou son support. Ainsi, pour l’administration publique, les registres de délibérations, les bases de données, les documents d’urbanisme, les documents de marché public, mais aussi les dossiers d’aide sociale en cours font partie des documents d’archives.

Comme ces documents relèvent du droit des archives publiques, ce sont donc des documents imprescriptibles et inaliénables. De plus, la conservation des archives permet non seulement d’assurer la gestion courante de l’administration, de faire valoir les droits de l’administration et des administrés, mais aussi de permettre une recherche historique. Cependant, ce n’est pas toujours facile de conserver efficacement ces documents surtout au sein de l’administration publique, d’où l’intérêt du conseil en archivage.

Le conseil en archivage

Le conseil en archivage est une prestation offerte par une entreprise spécialisée en GED ou Gestion électronique des documents consistant à fournir à ses clients les informations nécessaires pour la détermination d’une bonne stratégie de gestion des archives. Grâce à un conseil en archivage, l’administration publique pourra bénéficier d’un accompagnement complet et adapté à ses besoins pour une gestion d’archives efficace et pérenne.

L’objectif du conseil en archivage est de permettre la mise en place de processus clairs, d’outils de contrôle efficaces pour gérer les archives et toutes autres ressources documentaires. L’entreprise de conseil en archivage devra prendre les bonnes mesures et orienter la gestion documentaire pour une pleine efficacité. L’administration publique pourra bénéficier d’une gestion documentaire adaptée et efficace dans le respect d’un cadre légal strict en se confiant à une entreprise de conseil en archivage.

Pour une gestion documentaire optimale

Une société d’archivage propose aux administrations publiques des prestations de conseil en archivage personnalisées et sur mesure. Il s’agit non seulement d’informer l’administration publique sur les bonnes pratiques à adopter en matière d’archivage, sur la rationalisation des aires de rangement, l’amélioration de la prise en charge des dossiers, mais aussi sur le respect des règles d’archivage.

L’intervention d’une entreprise de conseil en archivage peut se décliner en plusieurs prestations. Mais avant de procéder, elle va essayer de déterminer les besoins réels de l’administration concernée pour établir la bonne stratégie. En effet, la gestion adaptée dépendra non seulement de vos besoins, du secteur concerné, mais aussi des enjeux. Les prestations peuvent toucher le transport et le transfert des archives, la numérisation, la consultation, l’inventaire, l’externalisation, mais aussi la destruction des archives.

Code du Patrimoine, art. L. 212-6